Heutzutage hat jede Kasse aus dem Hause Sharp, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, einen SD-Karten-Einschub und man kommt um das Thema “SD-Karte” nicht mehr drumherum. Und obwohl jeder dieses Speichermedium bereits aus seinem Alltag mit Digitalkamera und Handy kennt, gibt es gerade im Zusammenspiel mit Kassen noch das ein oder andere zu beachten.
Wir haben die 4 wichtigsten Tipps und Tricks rund um die SD-Karte in der Kasse zusammengetragen und aufgeschrieben:
1. Regelmäßige Datensicherung
Die Aussage “Man kann niemals genug Datensicherungen haben!” trifft nicht nur auf die wichtigen Dokumente am PC, sondern auch auf das Kassensystem zu. Gerade hier wird aber genau dieses Thema oftmals stiefmütterlich behandelt: Viele Anwender speichern vorbildlich und präzise wie ein Schweizer Uhrwerk die täglichen Fiskaljournale auf die eingelegte SD-Karte, machen sich aber keinen Gedanken über die Datensicherheit dieses Speichermediums. Wer aber schon mal seine Urlaubsfotos an eine defekte Speicherkarte verloren hat, die plötzlich nicht mehr lesbar war, weiß, dass auch dieses Medium nicht perfekt ist.
Als Inhaber stehen Sie in der Pflicht, im Falle einer Prüfung, die geforderten Daten bereitzustellen. Eine nicht mehr lesbare SD-Karte wird zu Ihren Lasten ausgelegt und führt in der Regel unweigerlich zu einer Schätzung Ihrer Umsätze. Sichern Sie sich also ab, indem Sie den Ordner “SHARP” Ihrer SD-Karte regelmäßig auf Ihren PC, Mac oder Ihr Tablet kopieren.
2. Eine neue SD-Karte zum Jahreswechsel
Das Datei-System der aktuellen Sharp-Kassen lässt nur maximal 400 Dateien pro Ordner zu. Wird dieser Wert erreicht, kann die Kasse keine neuen Fiskaljournaldaten auf die SD-Karte schreiben und blockiert. Es muss also in jedem Fall einmal im Jahr ein neuer Ordner für die Sicherung der Daten zur Verfügung gestellt werden, warum also nicht direkt zum Jahreswechsel?!? Auf diesem Weg erhält man eine ordentliche Struktur und muss später keine Daten eines einzelnen Kalenderjahres aus mehreren Quellen zusammensuchen.
Unser Tipp ist, für jedes Kalenderjahr eine fabrikneue SD-Karte zu nehmen statt lediglich einen neuen Ordner auf der vorhandenen Karte anzulegen. Dadurch haben die einzelnen SD-Karten wesentlich weniger Schreib-/Lese-Zugriffe, was die Lebensdauer erhöht, und man kann die SD-Karte zu den nicht-digitalen prüfungsrelevanten Unterlagen des abgeschlossenen Jahres heften.
3. Programmdaten per SD-Karte überspielen
Die Stammdatenpflege ist ein wichtiges Thema, wenn man eine artikelgenaue Auswertung haben möchte: Hier ändert sich ein Preis, dort wird ein Produkt neu in das Sortiment aufgenommen und eine andere Produktgruppe wird derweil ausgelistet. Das kann der Keramik-Übertopf, die saisonale Spargel-Karte oder das Mohnbrötchen sein – egal in welcher Branche, jeder, der eine Kasse nutzt, muss sich früher oder später mit der Programmierung bestimmter Stammdaten befassen.
Neben der Möglichkeit, Änderungen dieser Art direkt an der Kasse vorzunehmen, können Sie aber auch die aktuellen Stammdaten auf der SD-Karte ablegen und mit Hilfe des kassenspezifischen PC-Tools bearbeiten. Auf diesem Weg, können Sie Ihre Programmierung auf den neuesten Stand bringen, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören, da an der Kasse weiter kassiert werden kann.
4. Nur freigegebene SD-Karten verwenden
Sucht man bei einem großen Onlineshop nach “SD Karte” bekommt man allein in der Kategorie “4 GB” ca. 270 Ergebnisse. Die Preisspanne reicht dabei von 4,- EUR bis 40,- EUR. Bei so einer Auswahl hat man die Qual der Wahl und man entscheidet sich oftmals für eine preisgünstige Speicherkarte. Das ist nachvollziehbar. Das ist menschlich.
Leider kann aber genau dieses Preisbewusstsein ein Sparen am falschen Ende sein, da es bei SD-Karten nicht nur erhebliche preisliche, sondern auch qualitative Unterschiede gibt. Wir haben bei uns unter Laborbedingungen, aber vor allem auch draußen im Markt oft erlebt, dass SD-Karten aus dem unteren Preissegment schneller und öfter kaputt gehen als andere.
Sollten Sie Fragen zu diesem Beitrag haben oder Ihrerseits Tipps rund um das Thema SD-Karte haben, können Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular erreichen.
Gerne senden wir Ihnen auch eine vorbereitete SD-Karte für Ihr Kassenmodell zu.
Allseits gute Geschäfte,
Ihr Kassenschmiede-Team